Un standard, dans le langage Lean, c’est un document qui décrit la meilleure façon connue par une personne (ou un ensemble de personnes pratiquant la même activité) pour réaliser une opération à l’instant « t ».
Il est vraiment différent d’un standard comme entendu par Taylor ou Ford. En effet, le terme "standards" désignait des procédures rédigées par des ingénieurs pour être bêtement appliquées par les ouvriers. Cela était dû au contexte de leur époque. Les sachants étaient partis à la guerre et les ouvriers agricoles intégraient le monde industriel sans formation. Les cols blancs et bleus, la structure hiérarchique Top-Down, étaient les représentations d’une culture qui n’avait pas vocation à favoriser l’amélioration continue ou la montée en compétence.
Le standard « Lean » évoqué ici est tout sauf bête, car on considère qu’il doit être porteur de sens et que « ceux qui font sont ceux qui savent ». Ceux qui rédigent des standards et les appliquent vont les ajuster pour qu’il n’y ai pas de variabilité entre un novice et un expert lors de la réalisation d’une opération.
Je trouve ça dommage que le même mot soit utilisé dans les deux cas car ils sont radicalement différents.
Ne pas avoir de standard est généralement une des principales causes de variabilité dans la performance d’une équipe. Pour rappel, la variabilité s’observe quand le client ne reçoit pas la valeur de façon stable (qualité) et régulière (temps). Le standard est donc un outil qui permet d’éliminer les causes de variabilité.
Une bonne pratique lorsque l’on observe un écart est de se poser les questions suivantes :
Existe-t-il un standard écrit ? Si non, l’écrire.
Existe-t-il un standard écrit et connu ? Si non, le rendre facilement disponible et le communiquer.
Existe-t-il un standard écrit et connu et appliqué ? Si non, rechercher la cause de sa non-application. Peut-être nécessite-t-il d’être modifié ?
Les standards permettent d’expliciter ce que l’on sait, de le rendre concret et précis. Grâce à cela on peut beaucoup plus facilement prendre du recul , analyser en détail ce que l’on fait, se rendre compte de comment on réussit.
C’est en cela que le standard est un outil crucial pour l’amélioration continue. On capitalise sur la connaissance acquise et on rend les bonnes pratiques pérennes.
Il peut prendre plusieurs formes (écrit, vidéo, etc …) mais il contient toujours certains éléments indispensables qui sont les suivants :
Un titre explicite
pour le trouver rapidement.
Un porteur
qui est généralement l’expert/le sachant ayant rédigé le standard. D’ailleurs, le standard est souvent rédigé par un expert et testé par un novice, car c’est un des meilleurs moyens de vérifier la complétude, la compréhension et le résultat du standard.
Une date de création + une date de dernière mise à jour
qui permet de s’assurer que le standard est régulièrement revu. Si on ouvre un standard et que sa date de MàJ remonte à 2 ans en arrière, il y a de fortes chances qu’il ne soit plus pertinent DONC un standard n’est pas figé, il évolue de manière itérative au fil des résolutions de problème et donc du temps. (Pour en savoir plus sur le lien entre résolution de problème et standardisation : Le PDCA expliqué en speed !)
Un cas d’usage
pour expliquer pourquoi on utilise le standard et dans quelle situation il est approprié.
Les pré-requis
qui définissent les éléments nécessaires et dont on doit se munir pour réaliser ce standard.
Les étapes
qui sont numérotées et constituées d’une action à la fois. Elles permettent de facilement suivre le déroulé du standard et de le décomposer avec précision. Tips : si l’étape ne contient pas de verbe d’action c’est souvent un mauvais présage.
Les points de contrôle
qui indiquent pour chaque étape la manière dont on s’assure d’avoir fait le bon geste. Grâce à ces points clés on est certain d’avoir bien réalisé l’étape on peut donc s’auto-contrôler. L’auto-contrôle est un des éléments clé pour construire de la qualité en détectant les problèmes dans un process. Cela permet à chacun d’être en condition de réussir du premier coup et d’identifier les situations normales et anormales.
Les raisons d’être
qui informent en quoi chaque étape est utile et/ou quels sont les impacts d’un K.O. Quand on sait pourquoi on réalise une action elle est toujours mieux réalisée car on lui a donné du sens, c’est même crucial !
Le standard est très utile pour former quelqu’un d’autre, pour l’intégration d’un nouvel arrivant à son poste. Cela va participer à maintenir le niveau attendu en termes de qualité, délais, productivité mais surtout va apporter un cadre de confiance. Car avoir confiance en soi dans la réalisation de ses tâches est un élément important. Et le permettre à chacun par le partage des standards met les personnes en condition de réussite, et leur offre un moyen d’apporter un regard critique sur l’existant pour y trouver des opportunités d’amélioration qui seront utiles à l’échelle du collectif.
Pour finir, il ne faut pas oublier que chaque personne à son poste effectue des actions qui lui semblent être une routine mais qui pourraient être standardisées. Ces actions sont réalisées avec un niveau d’expertise qui croît avec le temps et les personnes développent naturellement des bonnes pratiques et autres tips par la même occasion.
Auteur : Justine Slimane
Retrouver ces articles sur son site ici